1. ELOINN OY – TIETOSUOJASELOSTE

1.1 ASIAKASREKISTERI

 

1. Rekisterinpitäjä

Eloinn Oy (y-tunnus 2562489–9)
Yhteyshenkilö: Heli Koistinen
Puh. +358 400 347070
Sähköposti: heli.koistinen@eloinn.fi
Verkkosivu: www.eloinn.fi

2. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri (sisältää e-learning-, arviointi- ja palvelutiedot)

3. Rekisterin käyttötarkoitukset

  • Asiakassuhteiden hoitaminen ja palvelujen toteuttaminen
  • Asiakkaiden tunnistaminen, laskuttaminen, palvelun sisällön ja laadun kehittäminen
  • E-learning-kurssien hallinta ja palautteen käsittely
  • Johtamis-/työskentelyprofiloinnit (esim. DiSC, Five Behaviours)
  • Asiakastietojen säilyttäminen lakisääteisesti (esim. dokumentaation ylläpito)

4. Kerättävät tiedot

  • Yhteystiedot: nimi, sähköposti, puhelin, työpaikka, osasto, y-tunnus, laskutusosoite
  • Kurssitili: käyttäjätunnus, hashattu salasana, kurssitiedot, käyttödata
  • Arvioinnit: itse annetut vastaukset, profiilitiedot (esim. DiSC)
  • Coaching-palvelut: projektitiedot, ajankohdat, toteutusdata
  • Käyttökokemus: anonymisoidut evästetiedot (Google Analytics, Hotjar)

5. Tietojen käsittelytapojen kuvaukset

  • Sähköposti-, kalenteri- ja verkkopalvelualustat (esim. Wix, WordPress, Microsoft Office)
  • Kolmannen osapuolen analytiikkatyökalut (Google Analytics, Hotjar), Gravatar ja roskapostisuodattimet
  • Profilointipalvelut (DiSC, Five Behaviours), joiden hallinnoijana toimii Wiley Inc. (USA)
  • Tietojen siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle tehdään GDPR:n mukaisesti

6. Tietojen säilytysaika

Pääsääntöisesti asiakkaan itsensä asiakasrekisteriin luovuttamia yksilöllisiä tietoja säilytetään 2 vuotta viimeisimmästä aktiivisesta yhteydenotosta tai toimeksiannon päättymisestä lukien. Palveluittain säilytysajat ovat:

  • Coaching- ja koulutuspalvelut:
    a) Yksittäisen koulutukseen osallistujan tai coaching-asiakkaan tiedot säilytetään projektin/toimeksiannon ajan ja 2 vuotta sen päättymisen jälkeen.
    b) Yrityksen ja coaching-palvelun ostaneen yhteyshenkilön tiedot (esim. nimi, sähköposti, coachingin toteuttamisajankohta) säilytetään coaching-sertifikaatin ylläpitoa varten 6 vuotta.
  • Yritysasiakkaiden tiedot:
    Niin kauan kuin viranomaismääräykset (esim. kirjanpito, hyvä hallinto) edellyttävät.
  • Kurssikäyttäjät:
    Niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen.
  • Evästeet ja kommentointi:
    Enintään 1 vuosi tai kunnes käyttäjä poistaa evästeet selaimestaan.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Tiedot tallennetaan suojattuihin järjestelmiin, joiden käyttö edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista
  • Sähköpostit, lomakevastaukset ja käyttäjätiedot on suojattu teknisesti ja hallinnollisesti
  • Käyttöoikeus vain rekisterinpitäjällä ja tämän nimeämillä käsittelijöillä
  • Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman perustetta
  • Mahdolliset siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle: esim. Wiley Inc (USA), GDPR:n mukaisesti

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

  • Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn suostumusta, paitsi:
  • Yhteistyökumppaneille palvelun toteuttamiseksi
  • Lainsäädännön tai viranomaismääräysten edellyttämissä tilanteissa

9. Rekisteröidyn oikeudet

  • Saada pääsy omiin tietoihinsa
  • Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
  • Vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä
  • Siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen siltä osin kuin se on teknisesti mahdollista ja koskee tietoja, jotka hän on itse toimittanut (esim. yhteystiedot tai kurssitiedot)
    Huomioithan, että arviointivastauksia ei voida siirtää toiseen järjestelmään, mutta henkilö saa käyttöönsä oman profiilinsa, joka perustuu näihin vastauksiin.
  • Peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa
  • Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

10. Suostumus

  • Käyttämällä palveluita, tilaamalla kurssin tai hyväksymällä evästeet käyttäjä antaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn
  • Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä Eloinn Oy:öön osoitteessa heli.koistinen@eloinn.fi tai käyttämällä sähköpostin peruutuslinkkiä

Tarkistus- tai poistopyynnöt:
heli.koistinen@eloinn.fi

 

1.2 MARKKINOINTIREKISTERI

 

1. Rekisterin nimi

Markkinointirekisteri (uutiskirjeet, tapahtumakutsut, blogitiedotteet, kampanjaviestintä)

2. Käyttötarkoitus

  • Yhteydenpito ja tiedottaminen potentiaalisille asiakkaille
  • Palveluista ja sisällöistä viestiminen, tapahtumien markkinointi

3. Kerättävät tiedot

  • Nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja työtehtävä
  • Valinnaisesti puhelinnumero ja kiinnostuksen kohteet

4. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin markkinointisuhde on voimassa. Rekisterinpitäjä ei poista tietoja automaattisesti, vaan säilyttää niitä, kunnes rekisteröity itse pyytää tietojensa poistamista tai peruuttaa suostumuksensa.

5. Suostumus ja poistaminen

  • Uutiskirjeiden ja kampanjaviestien tilaaminen perustuu suostumukseen.
  • Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa:
    • Markkinointiviestissä olevan peruutuslinkin kautta
    • Ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen heli.koistinen@eloinn.fi