Työelämässä kysytään yhä useammin samoja kysymyksiä. Mikä on tämän ROI? Miten vaikutusta mitataan? Mitkä ovat onnistumisen KPI:t?
Kysymykset ovat perusteltuja. Organisaatioiden täytyy ymmärtää, mihin aikaa, rahaa ja energiaa käytetään. On tärkeää tietää, syntyykö kehittämisestä tuloksia ja saadaanko investoinneille vastinetta.
Silti huomaan pohtivani yhä useammin toista kysymystä: ymmärrämmekö riittävän hyvin sitä ilmiötä, jota yritämme mitata?
Erityisen tärkeäksi kysymys nousee silloin, kun puhumme johtamisesta, oppimisesta, yhteistyöstä tai kulttuurista. Näissä ilmiöissä vaikutukset eivät yleensä etene suoraviivaisesti eivätkä ne aina näy nopeasti tunnusluvuissa. Joskus kaikkein merkityksellisimmät vaikutukset näkyvät vasta vuosien päästä. Joskus ne näkyvät aivan toisessa muodossa kuin alun perin kuviteltiin.
Ehkä ongelma ei siis ole siinä, että mittaamme vaikuttavuutta. Ehkä ongelma on siinä, että oletamme muutoksen syntyvän paljon suoraviivaisemmin kuin se todellisuudessa syntyy.
Entä jos muutos ei ole lineaarinen?
Moni vaikuttavuusmalli perustuu ajatukseen suorasta syy-seuraussuhteesta. Teemme toimenpiteen, ihmisten toiminta muuttuu ja lopulta tulokset paranevat. Tällainen logiikka toimii hyvin monissa teknisissä ja tuotannollisissa ympäristöissä.
Ihmisten ja organisaatioiden kohdalla todellisuus on kuitenkin usein monimutkaisempi. Yksi coaching-keskustelu voi muuttaa tapaa, jolla ihminen hahmottaa tilanteensa. Uusi näkökulma voi vaikuttaa seuraavaan päätökseen. Päätös voi muuttaa yhteistyötä. Yhteistyö voi vahvistaa luottamusta. Luottamus voi mahdollistaa jotain, mikä ei aiemmin ollut mahdollista.
Kun lopputulos näkyy kuukausia tai vuosia myöhemmin, emme enää kykene osoittamaan yksiselitteisesti, mistä kaikki alkoi. Vaikutuksen alkuperä on sekoittunut kymmeniin muihin tapahtumiin, keskusteluihin, kokemuksiin ja valintoihin.
Se ei kuitenkaan tarkoita, ettei vaikutusta olisi ollut.
Muutos ei useinkaan etene syy-seurausketjuna. Se etenee yhteyksien kautta.
Juuri tästä syystä myös vaikuttavuuden arviointi on vaikeampaa kuin usein oletamme.
Vaikuttavuuden kolme tasoa muutoksessa
Vaikuttavuudesta keskustellaan usein ikään kuin se olisi yksi asia. Käytännössä vaikutuksia syntyy kuitenkin usealla eri tasolla ja eri aikajänteillä. Ongelma ei ole siinä, että mittaamme vaikuttavuutta, vaan siinä, että tarkastelemme usein vain sen näkyvintä kerrosta.
1. Mitä tapahtui tässä hetkessä?
Ensimmäinen taso liittyy itse kohtaamiseen tai interventioon. Oliko keskustelu laadukas? Syntyikö luottamusta? Tuliko näkyväksi jotain olennaista, joka oli aiemmin jäänyt piiloon? Avartuiko ajattelu tai löytyikö tilanteeseen uusi näkökulma?
Tällä tasolla ei vielä kysytä pitkän aikavälin seurauksia. Kysytään, oliko itse tapahtuma merkityksellinen. Coaching-keskustelu, mentorointitapaaminen tai johtoryhmän keskustelu voi olla arvokas jo siksi, että se auttaa ihmisiä ajattelemaan paremmin, näkemään tilanteensa selkeämmin tai ymmärtämään toisiaan syvemmin.
2. Mitä tuli mahdolliseksi?
Toinen taso jää usein vähälle huomiolle, vaikka juuri tässä tapahtuu paljon sellaista muutosta, jota myöhemmät vaikutukset tarvitsevat syntyäkseen.
Ihminen saattaa nähdä tilanteensa uudella tavalla, uskaltaa ottaa vaikean asian puheeksi tai alkaa hahmottaa vaihtoehtoja, joita ei aiemmin pitänyt mahdollisina. Johtoryhmässä voidaan löytää yhteinen kieli vaikean teeman käsittelyyn. Tiimi voi alkaa tarkastella yhteistyötään uudesta näkökulmasta.
Tällä tasolla ei vielä puhuta tuloksista vaan mahdollisuuksista. Juuri siksi sitä on vaikea mitata. Silti monet merkittävät muutokset saavat alkunsa tästä vaiheesta.
3. Mitä alkoi näkyä systeemissä?
Kolmannella tasolla vaikutukset alkavat näkyä ihmisten välisessä toiminnassa, rakenteissa ja lopulta myös tuloksissa. Päätökset muuttuvat, yhteistyö vahvistuu, luottamus lisääntyy tai toimintatapoja uudistetaan. Joskus vaikutukset näkyvät myös liiketoiminnan tunnusluvuissa.
Usein ajatellaan, että toinen taso johtaa kolmanteen melko suoraviivaisesti. Todellisuudessa näin ei välttämättä tapahdu. Mahdollisuus ei ole lupaus tulevasta tuloksesta.
Joskus uusi ajatus vahvistuu ja alkaa näkyä toiminnassa. Joskus se kohtaa vastustavia voimia ja hiipuu pois. Joskus se muuttuu matkan varrella joksikin aivan muuksi kuin alun perin kuviteltiin. Ja joskus vaikutus jää odottamaan.
Moni meistä tunnistaa kokemuksen, jossa keskustelun, kirjan tai koulutuksen merkitys avautuu vasta vuosia myöhemmin. Vasta elämäntilanne, kokemus tai ympäristö on ollut valmis vastaanottamaan sen. Sama voi tapahtua myös organisaatioissa.
Muutos tarvitsee kehityksen kierteitä
Organisaatioissa etsitään usein yksittäistä tekijää, joka aiheutti muutoksen. Todellisuudessa merkittävä muutos syntyy harvoin yhdestä tapahtumasta. Paljon useammin kyse on useista toisiaan vahvistavista kehityksen kierteistä.
Kehityksen kierteet eivät kuitenkaan synny pelkästä ajan kulumisesta. Niitä voidaan myös tietoisesti rakentaa.
Monissa onnistuneissa muutos- ja kehittämishankkeissa vaikuttavuus syntyy siitä, että muutosta tuetaan harkituilla ja toisiaan täydentävillä interventioilla. Kaikkea ei tarvitse tehdä kaikille samaan aikaan. Olennaisempaa on tunnistaa, millaiset keskustelut, kokeilut, oppimistilanteet tai tukimuodot vievät kehitystä eteenpäin juuri siinä vaiheessa, jossa organisaatio kulloinkin on.
Yksittäinen menetelmä harvoin muuttaa kaikkea. Sen sijaan vaikuttavuus rakentuu vähitellen useista toisiaan tukevista kokemuksista, kärsivällisestä etenemisestä, rohkeista kokeiluista ja jatkuvasta viestinnästä. Näin sama suunta alkaa vahvistua yhä useammassa paikassa yhtä aikaa.
Yksilön oivallus voi siirtyä yhteiseen keskusteluun. Yhteinen keskustelu voi vahvistaa muutoksen omistajuutta. Omistajuus voi näkyä uusina kokeiluina arjessa. Kokeiluista syntyvät kokemukset puolestaan ruokkivat uusia keskusteluja ja oivalluksia.
Tällöin vaikuttavuus ei synny yhdestä toimenpiteestä vaan useiden toisiaan vahvistavien kehityksen kierteiden yhteisvaikutuksesta.
Juuri siksi vaikuttavuuden arviointi on usein vaikeampaa kuin yksittäisten mittareiden tarkastelu. Muutoksen kannalta merkityksellisimmät vaikutukset eivät välttämättä synny yhdestä tapahtumasta tai yhdestä päätöksestä, vaan siitä, miten erilaiset kokemukset, keskustelut, havainnot ja valinnat alkavat ajan myötä vahvistaa toisiaan.
Samalla muutos voi synnyttää vaikutuksia, joita emme osanneet ennakoida emmekä edes tavoitella. Kehittämisen tavoitteena voi olla esimerkiksi parempi yhteistyö, tehokkaampi päätöksenteko tai onnistunut muutoshanke. Matkan varrella voi kuitenkin syntyä myös vahvempaa omistajuutta, uudenlaista oppimista, lisääntynyttä luottamusta, rohkeampaa vuorovaikutusta tai parempaa kykyä käsitellä tulevia muutoksia.
Juuri tällaiset vaikutukset tekevät muutoksesta systeemisen ilmiön. Muutos ei ainoastaan tuota haluttua lopputulosta, vaan voi samalla vahvistaa organisaation kykyä oppia, kehittyä ja kasvaa myös tulevaisuudessa. Nämä vaikutukset ovat usein kaikkein arvokkaimpia, mutta samalla kaikkein vaikeimpia mitata.
Vaikutukset eivät aina noudata aikataulua
Vaikuttavuuden arvioinnissa on yksi erityinen haaste: aika.
Monet organisaatiot tarkastelevat vaikutuksia kvartaalien, hankkeiden tai strategiakausien näkökulmasta. Se on ymmärrettävää, sillä päätöksenteko tarvitsee rytmin. Ihmisten oppiminen, ajattelun muuttuminen ja kulttuurin kehittyminen eivät kuitenkaan aina noudata samaa aikataulua.
Ajatus voidaan kylvää tänään. Se voi jäädä vuosiksi taustalle. Sitten jokin toinen tapahtuma, uusi vastuu, muuttunut toimintaympäristö tai erilainen elämäntilanne tekee siitä jälleen ajankohtaisen. Vasta silloin vaikutus alkaa näkyä.
Siksi vaikuttavuuden ymmärtäminen edellyttää myös ajan ymmärtämistä. Kaikki merkityksellinen muutos ei noudata raportointisyklin aikatauluja.
Mitä meidän pitäisi mitata?
Mittareita tarvitaan edelleen. Ilman niitä emme tiedä, eteneekö kehitys haluttuun suuntaan. ROI, KPI:t ja muut tunnusluvut ovat tärkeitä johtamisen välineitä.
Ehkä tärkein kysymys ei kuitenkaan ole, mittaammeko tarpeeksi. Ehkä tärkeämpi kysymys on, ymmärrämmekö riittävän hyvin sitä, miten muutos syntyy.
Jos muutos on systeeminen ilmiö, vaikuttavuus ei ole vain sitä, mitä voimme mitata tänään. Se on myös sitä, mitä on alkanut kypsyä, mitä ihmiset alkavat nähdä uudella tavalla ja mitä tulee mahdolliseksi.
Tämä herättää myös seuraavan kysymyksen:
Jos vaikuttavuus syntyy kehityksen kierteiden, kypsymisen ja toisiaan vahvistavien vaikutusten kautta, mitä tämä tarkoittaa johtamiselle?
Tähän palaan seuraavassa kirjoituksessa.