Muutokset herättävät lähes aina tunteita – epävarmuutta, toiveikkuutta, kysymyksiä. Siksi
muutosviestintä ei ole vain ”tiedottamista”, vaan yksi tärkeimmistä tekijöistä, jotka
ratkaisevat, onnistuuko muutos organisaatiossa.
Videolla Onnistu muutoksen johtamisessa käyn läpi muutoksen johtamisen perusasioita, ja tässä kirjoituksessa syvennymme erityisesti viestintään.
Miksi muutosviestintä on tärkeää? Jos käsken, riittääkö se?
Hyvin hoidettu muutosviestintä auttaa työntekijöitä ymmärtämään, miksi muutos tehdään, mitä sillä tavoitellaan ja miten se vaikuttaa arkeen. Kun ihmiset kokevat tulleensa kuulluiksi ja mukaanotetuiksi, lisääntyy muutokseen sitoutuminen, luottamus ja turvallisuuden tunne.
Muutoksen voi lyhytaikaisesti saada aikaan “käskemällä” tai muuten vahvasti ohjaamalla,
mutta ilman hyvää, henkilöstön osallistavaa muutosviestintää muutos ei ns. tartu, eli vaarana on, että ohjauksen päätyttyä palataan herkästi vanhaan: ollaan kuten ennenkin.
Kolme edellytystä onnistuneelle muutosviestinnälle
Viestinnän on oltava:
- Suunnitelmallista ja säännöllistä
– Määrittele selkeät ydinviestit, joista kaikki viestivät samalla sisällöllä.
– Muista: toista-toista-toista! Hyödynnä arjen hetket, valmiit palaverirakenteet ja
keksi uusia tapoja, kuten kahviautomaatilla ideointi.
– Tee selkeä aikataulu, sovi viestintäkanavat, kohderyhmät ja
sisällöntuottamisvastuut. Varaa myös aikaa toteutukselle. - Selkeää ja informatiivista
– Kerro, mikä muuttuu ja mikä ei.
– Avaa, mitä hyötyä muutoksesta on organisaatiolle ja yksilöille. - Innostavaa, avointa ja kannustavaa
– Luo visio ja usko siihen. Keskustele sen toteutumisen edellytyksistä ihmisten
kanssa.
– Älä vältä vaikeita kysymyksiä – avoimuus auttaa käsittelemään pelkoja ja
epävarmuuksia. Samalla testaat muutoksen toimivuutta.
Muutosviestintä kuuluu kaikille – on johdon vastuulla pitää kiinni sovitusta
Muutosviestintä ei ole vain viestinnän, HR:n, pomon, projektipäällikön tai kenenkään
yksittäisen ihmisen tehtävä. Se kuuluu kaikille. Silti esihenkilöillä ja johdolla on arjessa avainrooli: heidän työnsä on saada aikaan muutosta, viestiä sen tarpeesta ja kertoa, miten siihen yhdessä pyritään. Tämän lisäksi tärkeää on, että johto seuraa systemaattisesti muutoksen edistymistä, palauttaa muutoksen äärelle ja antaa palautetta jos sovitusta lipsutaan.
Ydinpointit ja seuranta
Onnistunut muutosviestintä on siis suunnitelmallista, selkeää ja innostavaa. Se on koko
organisaation asia ja osa hyvää johtamista. Ja mikä tärkeintä: viestiä ei voi sanoa liian monta kertaa. Toista, kertaa ja palauta mieleen – ja seuraa jatkuvasti, miten viestit tavoittavat ja mitä palautteesta voi oppia.
→ Katso video Onnistu muutoksen johtamisessa ja mieti, mitkä kolme edellytystä toteutuvat tällä hetkellä sinun organisaatiossasi – ja mitä voisi vielä vahvistaa.
Lue myös: Kuka omistaa tavoitteen?
Lue myös: Johtaja: Luuletko tietäväsi – vai tiedätkö oikeasti,mitä työltäsi ja tiimisi työltä odotetaan?